Vous souhaitez optimiser la rémunération de votre travailleur en lui octroyant une voiture de société? Qu’il s’agisse d’une voiture appartenant à votre entreprise ou un véhicule loué ou emprunté par votre entreprise, cela est possible! Mais qu’implique la voiture de société?
Voiture de société: notion
En tant qu’employeur, vous pouvez décider d’attribuer une voiture de société à votre travailleur. Cependant, rien ne vous oblige à l’autoriser à utiliser le véhicule à des fins privées. Autrement dit, vous pourriez très bien décider de limiter l’usage du véhicule à un usage strictement professionnel.
Si vous acceptez que le travailleur utilise également la voiture dans le cadre de ses déplacements privées, cette mise à disposition constituera un avantage en nature. Comme tout autre avantage, ce dernier devra figurer sur la fiche de paie de votre travailleur.
Par usage privé, il faut entendre tant les déplacements effectués du domicile jusqu’au lieu de travail que les déplacements strictement privés (aller faire les courses, partir en vacances, etc.).
Par ailleurs, la voiture de société est considérée comme une partie du salaire du travailleur. De ce fait, vous ne pouvez pas décider d’enlever cet avantage sans vous exposer au risque que votre travailleur invoque la rupture illicite de son contrat de travail.
Quel est l’intérêt d’octroyer une voiture de société à votre travailleur?
La voiture de société comporte des avantages tant pour le travailleur que pour l’employeur.
En effet, le travailleur ne devra pas acquérir une voiture à ses frais personnels. Ce dernier ne paiera que des impôts sur l’avantage forfaitaire calculé sur la base de la valeur catalogue du véhicule, de son taux CO2 mais également de sa première inscription à la DIV. Outre cela, les entretiens, les réparations autres que celles liées à des dégâts causés par son fait ou encore la taxe et l’assurance de la voiture sont à la charge de la société.
En tant qu’employeur, vous bénéficiez quant à vous d’un régime fiscal avantageux. Vous ne devrez verser à l’ONSS qu’une cotisation de solidarité (CO2). En outre, la voiture de société ainsi que les frais de voiture sont partiellement déductibles fiscalement selon le véhicule choisi (à moteur thermique, hybride ou électrique).
En outre, l’avantage associé à la voiture de société n’est pas pris en considération dans le calcul du pécule de vacances et/ou de la prime de fin d’année.
Voiture de société: rédaction d’une convention ?
Afin de prévenir tout malentendu, il est préférable de définir les modalités de mise à disposition et d’utilisation d’une voiture de société par le biais d’un écrit.
Vous avez la possibilité de choisir parmi divers instruments: le règlement de travail, une convention collective de travail d’entreprise, une « car policy » ou encore une convention individuelle.
Lorsque la flotte de voiture est assez importante, vous pourriez envisager de recourir au règlement de travail afin de fixer l’ensemble des conditions.
Pour autant, il vous est vivement conseillé de rédiger une convention individuelle relative à la voiture de société afin de spécifier la voiture concernée pour le travailleur dont il est question.
Quelles sont les mentions obligatoires à reprendre dans les conventions écrites?
En principe, l’instrument doit contenir les éléments suivants:
- La procédure de commande et de livraison du véhicule
- L’usage autorisé
- La durée de la mise à disposition
- Le sort du véhicule en cas de suspension du contrat
- La mise à disposition éventuelle d’une carte-essence
- Les limitations éventuelles à la conduite du véhicule
- Le contrôle par l’employeur de l’utilisation du véhicule
- Les sanctions éventuelles en cas d’usage abusif
- La responsabilité civile et pénale du travailleur
- La couverture d’assurance
- Etc.
Afin de ne rien laisser au hasard, n’hésitez pas à nous contacter par mail ou par téléphone. Nous vous guiderons avec plaisir dans vos démarches.