Définition
Conservation = la garde des documents, pendant une période déterminée, après la période de tenue.
Tenue = l’inscription des mentions dans les documents sociaux.
Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale; via https://emploi.belgique.be/fr/themes/reglementation-du-travail/documents-sociaux#:~:text=Par%20conservation%20des%20documents%20sociaux%2C%20on%20entend%20la,la%20forme%20de%20reproduction%20permette%20une%20surveillance%20efficace.
Les différents documents sociaux
Il existe plusieurs documents sociaux. Dans cette partie, nous ne ferons que les citer pour, dans la suite de cet article, les détailler un par un.
Nous comptons comme documents sociaux:
- Le registre du personnel:
Jusque fin 2002, l’employeur devait tenir à jour un registre du personnel contenant l’ensemble des travailleurs en service.
Depuis la généralisation de ce qu’on appelle la déclaration immédiate à l’emploi (par après Dimona), il n’est plus obligatoire que pour les personnes ne nécessitant pas de dimona comme les bénévoles par exemple.
- Le compte individuel et le décompte de paie:
Le compte individuel reprend, pour chaque travailleur, l’ensemble des prestations effectuées sur l’année ainsi que l’ensemble des rémunérations acquises pour l’exécution du travail accompli.
Le décompte de paie est ce qu’on appelle plus communément la fiche de paie. Cette dernière doit être établie en chaque fin de mois lorsque les prestations sont rémunérées au travailleur par l’employeur.
- Le règlement de travail
Il s’agit d’un document permettant de mettre en place toutes les règles liées au fonctionnement de l’entreprise.
- La dimona
Sur le portail de l’ONSS, il est obligatoire de communiquer la date de début et de fin de contrat pour toute personne engagée dans les liens d’un contrat de travail.
La tenue et la conservation de ces documents sociaux
Le registre du personnel
La tenue
Le registre du personnel comporte certaines mentions (reprises dans l’article 5 de l’Arrêté Royal du 8 août 1980 relatif à la tenue des documents sociaux):
- Le nom de la société, la raison sociale et l’adresse du siège social
- Pour chaque travailleur concerné:
- Numéro d’inscription
- Nom et prénom
- Date et lieu de naissance
- Sexe
- Domicile
- Nationalité
- Numéro du document d’identité
- Date de mise au travail
- Date de fin de contrat
- Numéro du compte individuel de pension à la Caisse générale d’épargne et de retraite
Ces informations doivent être reprise au plus tard lors de l’entrée en service et complétées au maximum 7 jours après la fin du contrat.
L’article 8 de l’Arrêté Royal mentionné ci-avant mentionne le fait que ce registre doit être conservé sur le lieu d’occupation des travailleurs.
La conservation
Ce registre doit être conservé pendant 5 ans compter des 7 jours suivant la fin du contrat du dernier travailleur. C’est l’article 25 de l’Arrêté Royal qui prévoit cette durée de conservation.
Ce document n’étant pas signé par quelconque partie, il peut être conservé de la manière souhaitée par l’employeur à condition d’être suffisamment lisible.
Le compte individuel et le décompte de paie
La tenue
Plusieurs mentions doivent être reprises sur le copte individuel concernant tant l’employeur, le travailleur que les rémunérations dues au travailleur.
Ces mentions sont nombreuses. Nous listerons ici les plus importantes de manière non exhaustive. Ces dernières sont consultables aux articles 14 à 16 de l’Arrêté Royal du 8 août 1980:
- Pour l’employeur:
- Nom, prénom, siège social et raison sociale
- Numéro ONSS
- Numéro d’inscription auprès d’une caisse de vacances annuelles
- La commission paritaire dont il relève
- …
- Pour le travailleur:
- Nom, prénom
- Date de naissance
- Sexe
- Domicile
- Etat civil
- Personnes à charge
- Date de début du contrat
- Date de fin du contrat
- …
- Pour les rémunérations
- Période de paie
- Nombre de jours de travail
- Montant de la rémunération
- …
La conservation
Tout comme le registre du personnel, le compte individuel doit être conservé pendant 5 ans.
Les fiches de paie et les états de prestation permettant l’établissement des fiches de paie doivent également être conservés pendant 5 ans.
Le règlement de travail
La tenue
Les mentions du règlement de travail ont déjà été mentionnées dans un article précédent. Nous vous invitons à le consulter. Ce dernier regorge d’informations importantes concernant ce document juridique.
La conservation
Ce dernier reste d’application dans la société tant qu’il y a du personnel et tant qu’il n’y a pas de mise à jour à effectuer.
La dimona
La tenue
Pour établir une dimona, vous devez mentionner le numéro d’entreprise de la société sur laquelle la personne est engagée.
Ensuite, il faudra identifier le travailleur en communiquant son numéro de registre national.
Par la suite, il faudra indiquer la date de début de contrat et éventuellement, la date de fin de contrat pour pouvoir déclarer la personne.
La conservation
Le fichier dimona est toujours accessible via le portail de la sécurité sociale. Les dimona ne doivent donc pas spécialement être conservées mais elles doivent pouvoir être montrées en cas de contrôle.
En cas de contrôle inopiné, les contrôleurs sociaux ont accès aux dimona pour pouvoir vérifier si les personnes en service dans votre entreprise sont bel et bien déclarées. Dans la pratique, ils ne vous demandent donc pas de leur donner cet accès.
Une fois la dimona établie, un contrat de travail doit être fait. Ce document papier doit être conservé encore 5 ans après la fin du contrat.