La technologie actuelle nous permet d’éviter une surcharge de documents papiers.
Cependant, est-il possible de conserver l’ensemble des documents sociaux de vos travailleurs de manière électronique?
La réponse est oui.
Ce qui est permis
Il est tout-à-fait admis de conserver les documents sociaux de manière électronique. Les institutions acceptent de les recevoir sous cette forme à condition qu’ils soient lisibles et les contrôleurs acceptent de vérifier si votre société est en ordre sur base de fichiers électroniques.
Bien entendu, il est recommandé de sécuriser l’accès à ces archives pour qu’elles puissent conserver leur caractère confidentiel.
Ce que nous vous conseillons en pratique
Certains documents nécessitent une signature des parties (travailleur et employeur).
La signature originale a beaucoup plus de force probante que la version électronique. Par conséquent, nous vous conseillons de ne pas tout numériser.
En effet, tous les contrats en dehors du contrat à durée indéterminée temps plein sont à conserver en version papier. Il est vrai qu’il est plus judicieux de les conserver en version originale pour la simple et bonne raison que si la partie adverse conteste l’authenticité du document électronique, vous risquez de voir un contrat à durée déterminée et à temps partiel transformé en contrat à durée indéterminée et à temps plein.
La conséquence pour vous, en tant qu’employeur, est que vous devriez payer la différence (comme si cette personne avait réellement presté un temps plein).
N.B: la signature électronique n’est pas valable pour les documents tels que les contrats de travail. En effet, elle n’a pas la même valeur que la signature manuscrite. L’objectif est de pouvoir authentifier la signature. La seule signature électronique acceptée est celle qui est réalisée par le biais de la carte d’identité.