Wilt u het loon van uw werknemer optimaliseren door hem een bedrijfswagen toe te kennen? Of het nu gaat om een auto die eigendom is van uw bedrijf of een voertuig dat door uw bedrijf wordt gehuurd of geleend, het is mogelijk! Maar wat houdt een bedrijfswagen precies in?
Bedrijfswagen: begrip
Als werkgever kunt u besluiten om uw werknemer een bedrijfswagen toe te wijzen. U bent echter niet verplicht om hem toe te staan het voertuig voor privédoeleinden te gebruiken. Met andere woorden, u kunt heel goed besluiten om het gebruik van het voertuig strikt tot beroepsdoeleinden te beperken.
Als u ermee instemt dat de werknemer de auto ook voor privédoeleinden gebruikt, vormt deze terbeschikkingstelling een voordeel in natura. Net als elk ander voordeel moet dit voordeel op de loonstrook van uw werknemer worden vermeld.
Onder privégebruik wordt zowel het woon-werkverkeer als strikt privéverkeer (boodschappen doen, op vakantie gaan, enz.) verstaan.
Bovendien wordt de bedrijfswagen beschouwd als een deel van het loon van de werknemer. Daarom kunt u niet besluiten om dit voordeel in te trekken zonder het risico te lopen dat uw werknemer een onrechtmatige beëindiging van zijn arbeidsovereenkomst aanvoert.
Wat is het voordeel van het toekennen van een bedrijfswagen aan uw werknemer?
De bedrijfswagen biedt zowel voor de werknemer als voor de werkgever voordelen.
De werknemer hoeft namelijk geen auto aan te schaffen op eigen kosten. Hij betaalt alleen belasting over het forfaitaire voordeel dat wordt berekend op basis van de cataloguswaarde van het voertuig, de CO2-uitstoot en de eerste inschrijving bij de DIV. Daarnaast zijn onderhoud, reparaties die niet verband houden met door hem veroorzaakte schade, en de belasting en verzekering van de auto voor rekening van het bedrijf.
Als werkgever profiteert u van een voordelig belastingstelsel. U hoeft alleen een solidariteitsbijdrage (CO2) aan de RSZ te betalen. Bovendien zijn de bedrijfswagen en de autokosten gedeeltelijk fiscaal aftrekbaar, afhankelijk van het gekozen voertuig (met verbrandingsmotor, hybride of elektrisch).
Bovendien wordt het voordeel van de bedrijfswagen niet in aanmerking genomen bij de berekening van het vakantiegeld en/of de eindejaarsuitkering.
Bedrijfswagen: opstellen van een overeenkomst?
Om misverstanden te voorkomen, is het raadzaam om de voorwaarden voor het ter beschikking stellen en gebruiken van een bedrijfswagen schriftelijk vast te leggen.
U kunt kiezen uit verschillende instrumenten: het arbeidsreglement, een collectieve arbeidsovereenkomst, een ‘car policy’ of een individuele overeenkomst.
Wanneer het wagenpark vrij groot is, kunt u overwegen om de arbeidsreglementering te gebruiken om alle voorwaarden vast te leggen.
Het wordt echter ten zeerste aangeraden om een individuele overeenkomst met betrekking tot de bedrijfswagen op te stellen om te specificeren om welke auto het gaat voor de werknemer in kwestie.
Welke vermeldingen moeten verplicht in schriftelijke overeenkomsten worden opgenomen?
In principe moet het instrument de volgende elementen bevatten:
- De procedure voor het bestellen en leveren van het voertuig
- Het toegestane gebruik
- De duur van de terbeschikkingstelling
- Het lot van het voertuig in geval van opschorting van het contract
- De eventuele terbeschikkingstelling van een tankkaart
- Eventuele beperkingen op het besturen van het voertuig
- Controle door de werkgever op het gebruik van het voertuig
- Eventuele sancties in geval van misbruik
- De burgerlijke en strafrechtelijke aansprakelijkheid van de werknemer
- De verzekeringsdekking
- Enz.