Gérer les salaires ne consiste pas simplement à verser une rémunération à la fin du mois. L’employeur doit aussi respecter les obligations sociales et administratives.
C’est notamment pour cette raison que de nombreuses entreprises font appel à un secrétariat social. Celui-ci peut prendre en charge une partie importante des formalités liées au personnel et servir d’intermédiaire avec les organismes de sécurité sociale.
Mais quelles sont réellement les obligations d’un secrétariat social en Belgique ? Que doit-il faire pour l’employeur ? Et surtout, l’entreprise reste-t-elle responsable lorsque son secrétariat social commet une erreur ?
Voici ce qu’il faut savoir.
Quel est le rôle d’un secrétariat social ?
Un secrétariat social est un organisme qui accompagne les employeurs dans leur administration sociale. Il peut notamment effectuer certaines déclarations, calculer les rémunérations et gérer différentes formalités auprès des institutions compétentes.
Il faut distinguer un secrétariat social agréé d’un simple prestataire de services sociaux.
Secrétariat social agréé ou prestataire de services ?
En Belgique, un secrétariat social agréé doit répondre à certaines conditions fixées par la réglementation. L’agrément lui donne notamment certains droits spécifiques, dont celui de percevoir les cotisations dues par les employeurs affiliés.
Les prestataires de services non agréés peuvent également aider les employeurs dans leur administration sociale. Ils ne disposent cependant pas des mêmes droits qu’un secrétariat social agréé.
Ils ne peuvent notamment pas utiliser la dénomination “secrétariat social” ni percevoir les cotisations sociales dues par les employeurs comme le fait un secrétariat social agréé.
Cette distinction est importante pour une entreprise qui cherche un partenaire pour gérer son administration du personnel.
Un mandataire qui agit pour l’employeur
Lorsqu’une entreprise confie sa gestion sociale à un secrétariat social, celui-ci agit comme mandataire.
Un mandat écrit doit déterminer les missions confiées au prestataire. Il est ensuite notifié à l’ONSS au moyen d’une procuration.
Le secrétariat social devient alors le principal interlocuteur de l’entreprise pour les formalités qui lui ont été confiées auprès des institutions de sécurité sociale.
Le contenu exact du mandat est donc essentiel. Toutes les tâches administratives ne sont pas nécessairement confiées au secrétariat social.
Quelles sont les obligations d’un secrétariat social ?
Le secrétariat social intervient sur de nombreux aspects de l’administration du personnel. Ses obligations dépendent notamment du mandat conclu avec l’employeur et, lorsqu’il s’agit d’un secrétariat agréé, des règles liées à son agrément.
Effectuer les formalités sociales confiées
Le secrétariat social belge peut effectuer, au nom et pour le compte de l’employeur, différentes formalités auprès des institutions de sécurité sociale.
Il peut notamment intervenir dans les déclarations Dimona et DmfA lorsque ces missions lui sont confiées.
La Dimona permet notamment de communiquer à l’ONSS les entrées et sorties du personnel. Tous les employeurs sont soumis à cette obligation de déclaration électronique.
La DmfA, quant à elle, permet notamment de déclarer les prestations et les rémunérations servant au calcul des cotisations sociales. Elle fournit également des données utilisées dans différents régimes de sécurité sociale.
Une erreur dans ces déclarations peut engendrer des conséquences administratives et financières.
Calculer et gérer les rémunérations
Le secrétariat social peut également prendre en charge le calcul des salaires.
Cette mission implique de tenir compte des informations transmises par l’employeur, des prestations effectuées et des règles applicables au travailleur. Le secrétariat peut ensuite établir les documents de paie nécessaires.
Le SPF Emploi précise que le décompte de paie doit notamment permettre au travailleur de connaître le mode de calcul de sa rémunération ainsi que les retenues effectuées, comme le précompte professionnel et les cotisations sociales.
Le compte individuel peut également être établi par un secrétariat social lorsque l’employeur lui en confie cette mission.
Le secrétariat social doit-il informer l’employeur ?
Le rôle d’un secrétariat social ne se limite pas à encoder des données et à envoyer des déclarations. Il doit également accompagner l’employeur dans ses relations avec les institutions de sécurité sociale et l’informer dans ce contexte.
Une obligation d’information
Les secrétariats sociaux agréés ont notamment une obligation d’information à l’égard des parties à la relation de travail dans le cadre prévu par la réglementation.
Cette obligation ne signifie pas nécessairement qu’ils doivent prévenir individuellement chaque employeur de chaque évolution législative.
L’ONSS précise notamment que cette obligation peut être remplie par la mise à disposition d’informations générales accessibles au public et par des renvois vers les informations officielles pertinentes.
L’employeur doit donc également rester attentif à ses propres obligations.
Un accompagnement dans les relations avec l’ONSS
Le secrétariat social peut servir d’intermédiaire entre l’entreprise et les institutions de sécurité sociale pour les missions qui lui sont confiées. Il peut notamment effectuer des démarches administratives et transmettre les informations nécessaires.
En cas de contrôle, l’ONSS peut également demander au mandataire les renseignements et documents nécessaires à la surveillance de l’application des lois sociales.
Le secrétariat social doit donc conserver et communiquer les informations relevant de ses missions lorsque les autorités compétentes les demandent.
Qui est responsable en cas d’erreur ?
C’est une question particulièrement importante pour les employeurs. Le fait de confier son administration sociale à un secrétariat social ne signifie pas nécessairement transférer toutes ses responsabilités légales.
L’employeur reste responsable de ses obligations
L’ONSS précise clairement que l’entreprise qui désigne un mandataire reste personnellement responsable de la bonne exécution de ses obligations.
Autrement dit, si le mandataire ne remplit pas correctement une obligation, l’entreprise peut rester responsable vis-à-vis des institutions de sécurité sociale.
Un secrétariat social peut donc effectuer une déclaration pour le compte de l’employeur. Mais l’employeur ne disparaît pas juridiquement derrière son prestataire.
Il doit donc fournir des informations correctes et vérifier les documents importants transmis par son secrétariat social.
Que faire en cas d’erreur ?
Une erreur dans une déclaration ou un calcul doit être signalée rapidement. Selon la nature du problème, le secrétariat social peut effectuer une correction ou introduire une déclaration modificative.
L’employeur doit également conserver les documents et échanges permettant de démontrer les démarches effectuées.
De ce fait, il est préférable de ne pas attendre un contrôle ou une réclamation pour réagir à une anomalie constatée.
Quelles obligations pour un secrétariat social agréé ?
L’agrément confère au secrétariat social certains droits et des obligations spécifiques. Il est tenu de respecter les conditions liées à son statut et les instructions administratives de l’ONSS.
Transférer les cotisations à l’ONSS
Lorsqu’un employeur affilié lui verse les montants destinés à l’ONSS, le secrétariat social agréé doit les transférer à l’ONSS.
Cela concerne notamment les cotisations de sécurité sociale et les autres cotisations que l’ONSS est légalement chargé de percevoir. Le secrétariat social doit également respecter les instructions de l’ONSS concernant ces paiements.
Cette mission explique notamment pourquoi l’agrément constitue une différence importante avec un simple prestataire de services sociaux.
Respecter les contrôles et les règles applicables
Les secrétariats sociaux agréés sont soumis à des règles et à des contrôles liés à leur statut. Ils doivent respecter les instructions administratives de l’ONSS et fournir les informations utiles lorsqu’elles sont demandées dans le cadre des contrôles.
Leur agrément n’est pas simplement une appellation commerciale. Il implique des obligations spécifiques envers les employeurs affiliés et les institutions de sécurité sociale.
Que doit vérifier l’employeur avec son secrétariat social ?
Même lorsqu’une entreprise délègue son administration sociale, elle conserve un rôle important. Elle doit notamment transmettre au secrétariat social les informations nécessaires au traitement correct des dossiers.
Les informations concernant les travailleurs
L’employeur doit communiquer les informations pertinentes concernant son personnel.
Cela peut notamment concerner :
- Les nouvelles embauches ;
- Les départs ;
- Les changements de rémunération ;
- Les absences ;
- Les prestations ;
- Les changements de régime de travail ;
- Les avantages accordés aux travailleurs.
Des informations incorrectes ou transmises trop tard peuvent entraîner des erreurs dans les déclarations ou les calculs.
Les documents et échéances
L’employeur doit également vérifier les documents produits par son secrétariat social. Il peut notamment contrôler :
- Les fiches de paie ;
- Les déclarations sociales ;
- Les décomptes ;
- Les documents relatifs aux cotisations ;
- Les éventuelles demandes d’informations.
Cette vérification ne remplace pas le travail du secrétariat social. Elle permet toutefois de détecter rapidement une erreur ou une information manquante.
À retenir
Un secrétariat social joue un rôle central dans la gestion administrative des travailleurs. Il peut notamment prendre en charge les calculs de rémunération, les déclarations sociales et différentes démarches auprès de l’ONSS.
Ses obligations dépendent du mandat conclu avec l’employeur et, lorsqu’il est agréé, des règles spécifiques liées à son statut.
Mais faire appel à un secrétariat social ne dispense pas l’employeur de ses responsabilités. Il reste notamment responsable de fournir des informations correctes et de veiller à la bonne exécution de ses obligations légales.
Pour une entreprise, le choix du secrétariat social ne doit donc pas uniquement reposer sur le prix. La qualité du suivi, la disponibilité et la capacité à détecter les erreurs sont également importantes.
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FAQ
Comment changer de secrétariat social ?
L’employeur doit organiser le changement de mandataire selon les règles applicables. L’ONSS prévoit notamment que le transfert d’un mandat à un nouveau mandataire intervient lors du passage à un nouveau trimestre.
Le nouveau mandataire reprend alors certaines responsabilités administratives liées au passé, au présent et à l’avenir.
Que fait concrètement un secrétariat social ?
Selon le mandat, il peut notamment calculer les rémunérations, établir certains documents sociaux, effectuer des déclarations auprès des institutions de sécurité sociale et accompagner l’employeur dans ses démarches.
Un secrétariat social est-il obligatoire pour une entreprise ?
Non. Une entreprise peut gérer elle-même ses obligations sociales ou faire appel à un prestataire. Elle peut également désigner un secrétariat social agréé comme mandataire pour certaines formalités.
Un secrétariat social est-il responsable des erreurs commises ?
Le secrétariat social doit respecter les obligations liées à son mandat et à son statut. Toutefois, l’ONSS précise que l’employeur reste personnellement responsable de la bonne exécution de ses obligations, même lorsqu’il fait appel à un mandataire.
Quelle est la différence entre un secrétariat social agréé et un prestataire ?
Un secrétariat social agréé bénéficie d’un statut spécifique et de certains droits qui ne sont pas accordés aux prestataires non agréés. Il peut notamment percevoir les cotisations dues par ses employeurs affiliés et les verser à l’ONSS.
